特裝展位設計制作搭建流程介紹

一、項目接洽階段

獲取參展客戶(hù)信息上門(mén)拜訪(fǎng)客戶(hù)，取得客戶(hù)參展相關(guān)資料，明確設計圖交付日期

二．設計階段

與設計師溝通并即時(shí)同客戶(hù)進(jìn)行展位設計的交流，向客戶(hù)交付設計初稿、設計說(shuō)明、工程報價(jià)，研究客戶(hù)反饋意見(jiàn)并再次修改，交付后定稿之設計圖及工程報價(jià)

三．簽約階段

同客戶(hù)確定工程價(jià)格，明確同客戶(hù)的相互配合要求，簽定合同

四．制作階段

根據部門(mén)工作單完成制作及準備工作，安排客戶(hù)到工廠(chǎng)實(shí)地察看制作及準備情況，完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項手續

五．現場(chǎng)施工階段

現場(chǎng)展臺搭建，處理現場(chǎng)追加、變更項目，配合客戶(hù)展品進(jìn)場(chǎng)，客戶(hù)驗收

六．展會(huì )期間及撤場(chǎng)階段

安排展會(huì )期間現場(chǎng)應急服務(wù)和增值服務(wù)，配合客戶(hù)展品離場(chǎng)，現場(chǎng)拆除

七．后續跟蹤服務(wù)

展會(huì )的后續總結報告，為客戶(hù)提供行業(yè)會(huì )展信息和分析，邀請客戶(hù)參觀(guān)公司其他服務(wù)案例

一．項目接洽階段

1．獲取參展客戶(hù)信息

以下一些渠道是有可能幫助獲得初步的客戶(hù)信息的。

上屆展覽會(huì )的會(huì )刊——一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會(huì )，行業(yè)中的主要廠(chǎng)商基本上會(huì )繼續參展，所以上屆會(huì )刊是很好的渠道。會(huì )刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡(jiǎn)介（有些展會(huì )也會(huì )把公司的展會(huì )負責人姓名登在上面）。會(huì )刊資料可以配合現場(chǎng)實(shí)景照片進(jìn)行比較，重要展會(huì )進(jìn)行拍攝存檔（數碼相片統一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以方便查閱）。

展會(huì )專(zhuān)設網(wǎng)站——比較有規模的展會(huì )基本上建有專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)頁(yè)，一般有對下屆展會(huì )的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會(huì )列出上屆的展商，為顯示其展會(huì )效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀(guān)的展位照片。

行業(yè)媒體——行業(yè)媒體比較熟悉其行業(yè)的展會(huì )和廠(chǎng)商，有些專(zhuān)門(mén)的采訪(fǎng)類(lèi)欄目，類(lèi)似展會(huì )快報的性質(zhì)，里面有參展商市場(chǎng)宣傳方面的負責人信息。

正在服務(wù)客戶(hù)的參展商手冊和平面圖——如果在每次展會(huì )上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶(hù)參展，能夠通過(guò)他們獲得展位平面圖（在為新客戶(hù)服務(wù)時(shí)也要盡可能獲得所有展商的平面圖），上面是新的參展商，該屆展會(huì )的特裝客戶(hù)可以一目了然。

2．上門(mén)拜訪(fǎng)客戶(hù)

會(huì )展行業(yè)的業(yè)務(wù)性在于它的客戶(hù)基本是確定的，只是客戶(hù)需要選擇不同的供應商而已。很多的客戶(hù)會(huì )進(jìn)行邀稿競標，這些是很多展覽公司都可以進(jìn)入的，有些供應商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶(hù)需要通過(guò)其他機會(huì )再進(jìn)入。很多時(shí)候，確實(shí)要參展的特裝客戶(hù)是需要展覽服務(wù)的，可以進(jìn)行登門(mén)拜訪(fǎng)的。

通過(guò)對客戶(hù)的交談，詳細了解客戶(hù)的意圖，明確客戶(hù)希望展示的主題，偏愛(ài)色調，是否開(kāi)辟洽談區，需要媒介設備等。有些客戶(hù)會(huì )提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對方的公司介紹，通過(guò)交流，業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺情況，特別是為什么會(huì )放棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿(mǎn)意的。

有些客戶(hù)通常邀請很多家比稿，但后選中的方案是幾個(gè)方案的集合，對于這種客戶(hù)事先很難分辨。也有個(gè)別客戶(hù)已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過(guò)比稿一份現成的設計圖，后自己另外找人做。目前會(huì )展行業(yè)比較混亂，該種情況希望可以通過(guò)與客戶(hù)交流能夠提前得以發(fā)覺(jué)。

3．取得客戶(hù)參展相關(guān)資料

如果客戶(hù)的認可，同意為其展覽提供策劃設計，通常需要客戶(hù)的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶(hù)公司介紹資料、客戶(hù)公司全稱(chēng)、客戶(hù)標準司標、客戶(hù)標準字體、客戶(hù)標準色標、參展產(chǎn)品名稱(chēng)規格和數量登、參展產(chǎn)品用電要求、參展產(chǎn)品、展位制作預算。

通常不管是何種情況，客戶(hù)都會(huì )提供設計本身需要的資料，但對于展覽服務(wù)公司來(lái)說(shuō)，獲得客戶(hù)的費用運算是關(guān)鍵的，在投標比稿中尤為重要。有些客戶(hù)會(huì )給一個(gè)大概的范圍，但有些客戶(hù)不愿透露，甚至本身也沒(méi)有事先有預算。我們可以收集該客戶(hù)的以往同行業(yè)展位照進(jìn)行比較，或者把一些展位圖給客戶(hù)參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇參考?？蛻?hù)一般會(huì )選擇其風(fēng)格和價(jià)格都比較接近的展臺圖。

參展商手冊和客戶(hù)要求關(guān)系到設計師的方案是否能夠達到入圍中標，應該盡可能地從客戶(hù)那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術(shù)參數和規則要求等?？蛻?hù)要求可從以下幾個(gè)方面明確：展位結構、展位材質(zhì)要求、色彩要求、照明要求、展板數量、展位高度等。

4．明確設計圖交付日期，制定工作計劃

同客戶(hù)明確首稿的交付時(shí)間和要求，會(huì )同設計師進(jìn)行安排。對于大的項目，應該制定一份工作時(shí)間明細表，有需要可以提交給客戶(hù)。

二．設計階段

1．向設計師轉交客戶(hù)設計要求并隨時(shí)與客戶(hù)進(jìn)行展位設計的相關(guān)溝通交流

為形成設計部的統一安排，業(yè)務(wù)人員應該把與客戶(hù)在項目接洽中獲得的客戶(hù)設計要求和可能的需求風(fēng)格，填寫(xiě)設計明細表，轉交給設計部的負責人

在設計師出圖中，業(yè)務(wù)人員應該保持同客戶(hù)的隨時(shí)聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有需要，應該把設計師介紹給客戶(hù)，讓雙方可以有直接的聯(lián)系。

對于需要親自去考察測量的場(chǎng)地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設計師安排去現場(chǎng)。設計師應注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解新的展示材料，避免設計采用的材料陳舊或者有些設計無(wú)法實(shí)地施工。

2．向客戶(hù)交付設計初稿、設計說(shuō)明、工程報價(jià)

展臺初稿定下以后，會(huì )同供應商成本價(jià)，制作明晰的報價(jià)單。一般展臺設計的報價(jià)有一個(gè)比較細分的順序，既是為了方便具體列項也有助與讓客戶(hù)明了并樂(lè )于接受，往往按照設計圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價(jià)中要對材料、顏色、形狀及尺寸進(jìn)行盡可能完整的描述。一份完整的報價(jià)就是一份詳細的工單，便于把握施工成本核算及施工的準確性。

展覽設計承建中，有一部分費用是可以由客戶(hù)自己向展館支付的，但往往實(shí)踐中都是展覽公司代交的，應在報價(jià)中凡代場(chǎng)館收費的項目要注明，比如電箱申請、場(chǎng)地管理費等。

有些客戶(hù)要求在提交設計圖時(shí)同時(shí)附上設計說(shuō)明，但有些要求比較簡(jiǎn)單，只要看到實(shí)際的效果圖就可以；一些形成規模的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒(méi)有明確要求設計圖附有說(shuō)明，但從今后正規化考慮，應該提倡設計師寫(xiě)設計說(shuō)明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說(shuō)明、展位功能、色彩說(shuō)明、照明說(shuō)明、設計等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。交圖時(shí)，如果能夠安排設計師一起同客戶(hù)見(jiàn)面的就好，可由設計師向客戶(hù)說(shuō)圖，解釋該方案的賣(mài)點(diǎn)和較大的與眾不同。

3．研究客戶(hù)反饋意見(jiàn)并進(jìn)行再次修改

客戶(hù)如果是多家比稿的話(huà)，就會(huì )有一番篩選。如果要求我們繼續修改，那么應仔細了解其真實(shí)意圖。有些客戶(hù)經(jīng)過(guò)頭一次接觸后，即便是原來(lái)對展覽陌生的要說(shuō)出個(gè)一二來(lái)。應仔細同其溝通。如果客戶(hù)要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應該綜合具體情況。

4．交付后定稿之設計圖及工程報價(jià)

三．簽約階段

1．同客戶(hù)確定工程價(jià)格

在報價(jià)確定價(jià)格時(shí)，要所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶(hù)確認而現場(chǎng)無(wú)法達到要求的話(huà)，將造成不好影響。

2．明確同客戶(hù)的相互配合要求

展館現場(chǎng)搭建的時(shí)間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶(hù)的展覽產(chǎn)品需要布置，有時(shí)涉及到需要提前申報的事宜，應同客戶(hù)協(xié)調好雙方負責的范圍。

3．簽定合同

四．制作階段

1．根據部門(mén)工作單完成制作及準備工作

根據具體項目的需要，安排AV設備、木工結構制作、地毯供應商、美工制作等部分按照設計圖的要求和客戶(hù)的制定進(jìn)行制作。注意在制作過(guò)程中如果有變動(dòng)，應及時(shí)同設計師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應照會(huì )客戶(hù)。

2．安排客戶(hù)到工廠(chǎng)實(shí)地察看制作及準備情況

一般客戶(hù)確認后的效果圖后就只是等待到時(shí)進(jìn)場(chǎng)，有些項目較大或者是客戶(hù)特別注重的項目會(huì )在制作中進(jìn)行監督，我們應做好安排其到公司或工廠(chǎng)間參觀(guān)的準備。

3．完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項手續

有些項目應該是要于開(kāi)展前向展館或者主辦方進(jìn)行申報的，如果該部分工作是由我們來(lái)完成就要就定水、電、氣與客戶(hù)確認，并向主辦方提供需要的材料，如電圖等進(jìn)行審批。對于某些用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進(jìn)行特別的審批。